ЭТАП 1 внедрения: Комплексное обследование, выбор системы, составление ТЗ и графика работ

20. Договор на обследование объекта и составление ТЗ.

РУКОВОДИТЕЛЕМ ОТДЕЛА ВНЕДРЕНИЯ и отв. представителями заказчика вырабатывается и подписывается ДОГОВОР НА ОБСЛЕДОВАНИЕ ОБЪЕКТА И СОСТАВЛЕНИЕ ТЗ (по результатам договоренностей задачи 18). В нем оговариваются только условия и сроки выполнения этапа I внедрения: комплексное обследование, составление ТЗ и плана графика работ. Только после выполнения этапа I внедрения можно детально обсуждать условия и сроки выполнения последующих этапов внедрения (хотя, во многих случаях с заказчиком приходиться предварительно обсуждать ориентировочный бюджет проекта автоматизации).

Продолжительность выполнения этапа I внедрения составляет обычно не менее двух недель.

Здесь могут быть полезны рекомендации по форме договора [1, раздел 7.5].

21. Комплексное обследование объекта.

Этап I внедрения выполняется в основном ПОСТАНОВЩИКОМ проекта. Однако, для обсуждения специфических вопросов внедрения (в т. ч. вопросов технического характера), окончательной оценки трудоемкости написания конфи­гу­рации постановщик должен провести соответствующие консультации с другими специалистами и кодировщиками.

Задача ПОСТАНОВЩИКА при выполнении этапа I внедрения -во взаимодействии с отв. представителями заказчика выработать максимально эффективную модель автоматизированной системы учета предприятия, исходя из существующих условий (бюджет проекта, сроки).

Эксперт-постановщик проекта для внедрений категории В является а) непосредственным исполнителем, как минимум, этапа I внедрения, б) координатором внедрения от исполнителя на всех его этапах с широким кругом полномочий при решении вопросов и разрешении проблем.

Эксперт при выполнении задачи 21 должен выяснять и зафиксировать всю необходимую информацию. Эти сведения станут основой для правильного выбора системы, успешного составления ТЗ и плана графика работ (рекомендации по списку необходимых сведений см. [1, раздел 3.2]). Они помогут также при составлении ОЦЕНКИ "ПЕРСПЕКТИВНОСТИ" ЗАКАЗЧИКА (см. задачу 23).

Здесь и далее см. также рекомендации задачи 15 «Выполнение текущих работ».

22. Задача «закрепления» клиента.

По аналогии с задачей 9.

23. Оценка «перспективности» заказчика.

По аналогии с задачей 13.

24. Выбор системы.

На основе данных, полученных при выполнении комплексного обследования (задача 21) ПОСТАНОВЩИК (в согласовании с руководителем отдела внедрения и техническими специалистами фирмы-франчайзи) вырабатывает предложение для заказчика о возможных вариантах поставки системы. Предложение описывает характеристики предлагаемых вариантов и указывает их стоимость. Рекомендации по процедуре выбора системы см. [2, раздел «Типовой набор услуг»].

Заказчик принимает решение о том, на основе какого варианта поставки будет производиться внедрение. Закупка же самого продукта не обязательно возможна именно здесь. Она может состояться и несколько позже или в принципе не состояться, если заказчика не будут удовлетворять результаты выполнения этапа      I внедрения.

25. Составление ТЗ и графика работ.

ТЗ является концептуальным документом, подтверждающим одинаковый подход сторон к пониманию и решению конкретных задач по автоматизации учетного процесса.

ЭКСПЕРТ- постановщик проекта является отв. исполнителем задачи 25. При этом он должен добиться от руководства заказчика, чтобы с ним тесно сотрудничал опытный специалист (или группа специалистов) заказчика, хорошо понимающий особенности технологии работы и учета своего предприятия. Эксперт обязан предупредить о высокой ответственности заказчика за согласование разрабатываемого ТЗ.

Тщательно проработанное и правильно составленное ТЗ значительно снижает стоимость внедрения и сокращает сроки его выполнения, что в свою очередь является хорошей базой для дальнейшего сотрудничества с заказчиком.

При составлении ТЗ следует учитывать, что оно может быть успешным только в том случае, если основные трудозатраты по его составлению пришлись на долю представителей заказчика. Работа эксперта на данном этапе в основном состоит в правильном понимании потребностей заказчика, их соотнесении с реальными возможностями программного продукта, а также в оформлении пожеланий заказчика в виде документа.

С другой стороны, не следует забывать, что комплексное внедрение зачастую предполагает внесение серьёзных изменений в бизнес-процесс заказчика. Естественно, не каждый заказчик готов самостоятельно оценить необходимость и масштаб подобных изменений. Поэтому роль постановщика задачи в подобных случаях должна состоять не только и не столько в терпеливом выслушивании пожеланий заказчика, сколько в выявлении тех особенностей учета, которые могут помешать внедрению новых информационных технологий. При выявлении таковых необходимо, прежде всего, указать заказчику на возможную нестыковку и предложить способы ее устранения.

При выполнении задачи 25 ЭКСПЕРТ должен регулярно консультироваться с РУКОВОДИТЕЛЕМ ОТДЕЛА ВНЕДРЕНИЯ (в том числе при определении предполагаемых сроков выполнения и стоимости работ по следующему этапу внедрения).

26. Закрытие этапа 1 внедрения.

ЭКСПЕРТ- постановщик проекта должен подписать ТЗ и график работ у отв. представителя заказчика (в данном случае чаще всего им является один из руководителей фирмы). Далее по аналогии с задачами 10 и 16.

27. Заказчик идет на дальнейшее сотрудничество?

По аналогии с задачей 11.

страница 2

страница 3